老闆們，聽說你還在用Excel管理公司？是時候考慮數位轉型了！
圖靈學院/小艾/2024年8月13日
很大一部分台灣中小型製造業經營者可能認為，現有的手動處理方式(例如:Excel)已經足夠應付目前公司營運工作量，不需要改變；或者自己的公司規模小，沒必要考慮未來的成長，事實上，數位化系統不僅能減少錯誤，能節省大量時間和人力成本，協助公司業務運行更順暢，還能提供更即時、準確的數據，幫助公司在面對市場變化時更具應對能力，而且提前做好準備，可以讓公司在未來的市場競爭中占據有利位置，避免因為措手不及(像是百年一遇的covid-19疫情)而付出更大的代價。
數位轉型的必要性
在現今快速變遷的市場環境中，數位化不僅僅是大企業的專利，對於中小型製造業，尤其是只有幾個人的小工廠而言，數位轉型同樣具有重要的意義，最淺顯的幾點理由:
1.簡化行政工作、提升效率：
即使只有一位辦公室人員，使用簡單的數位化工具也可以大大提高工作效率。數位化系統，如ERP（企業資源規劃）系統，能夠自動化處理訂單、庫存和供應鏈管理，請相信，即使在訂單量不多的情境下，仰賴人工手動處理永遠都可能會出現錯誤，導致成本增加和效率降低，而透過數位系統自動處理，長期下來可以為公司減少許多不必要的錯誤、提升效率，釋放更多時間給員工處理其他更有價值的工作，從而降低運營成本；
更別說若碰上專責人員請假或流動，數位系統也可以減少對單一員工的依賴，降低人員流動帶來的風險。
2.提高客戶服務品質：
你覺得公司現在的客戶服務已經做的夠好了嗎? 試試看數位系統可以如何更快速、準確地處理訂單狀態和交貨時間，間接提升客戶滿意度，更可以幫助公司更好地管理客戶數據，提供更個性化的服務，進一步提高客戶的忠誠度。
3.財務管理：
有些經營者可能認為目前的財務管理方式(例如:Excel)，已經能夠掌握公司狀況。但簡單的會計軟體可以幫助更好地追踪收支、產出財務報表，提供更全面和準確的財務數據，幫助公司營運做出更明智的決策。
4.未來發展準備：
隨著公司成長，業務量增加，數位系統可以輕鬆擴展，避免未來轉型時的混亂和成本。通過數位化轉型，小工廠可以在未來市場競爭中保持競爭力，為未來的發展打下良好的基礎，而且，如果公司有與大型企業合作的機會，基本的數位化系統可以幫助更好地對接他們的需求。
結論
當然，數位化轉型初期需要一定的資金投入，但通過靈活的資金投入計劃，公司可以降低一次性資金壓力。例如，可以考慮分期付款方案，或者尋求政府提供的補助和優惠政策，減少初期投入成本，增加資金靈活性，重要的是，數位化轉型後，包括節省人力成本、減少錯誤帶來的損失以及提升效率後的盈利能力，對公司營運來說都是深遠的長期效益。
即使是只有幾個人的小工廠，數位轉型依然具有重要意義，透過數位轉型提升效率、降低成本、改善客戶服務，並為未來成長做好準備，小型工廠也能在激烈的市場競爭中保持競爭力；而在需要的時候，尋求專業顧問的協助，可以幫助公司順利地完成數位轉型，實現企業的長遠發展目標。希望以上的分享，可以幫助經營者淺顯地理解數位轉型的價值，並為您的企業帶來實質性的改變和提升。
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